电脑实施安全管理、配置管理、文件管理和智能文件储存柜的管理等。智能文件储存柜包括柜体和智能控制器等。储存柜采用IC卡（或指纹）输入系统，通过控制器进行自动开门、进行日志记录，并将日志上传到管理工作台（电脑）。打印机可打印文件交换票据及报表。
从文件交换的实际工作出发，适用于各级政府和机关企事业单位的机要文件交换、信息及数据的统计与管理。软件的开发坚持通用化、系列化、用户化的方针，“以文档一体化”为原则。在同一应用系统下实现从门禁识别、现场监控、文件交换管理都使用同一套数据，实现文书与信息数据的共享，一次输入、多次输出、多处使用，不仅极大地节约了人力、物力、和财力，避免了人为造成的不必要的主观错误，并且有效保证了文件交换的安全性和完整性。
文件交换系统主要由文件交换管理系统、门禁系统、视频监控系统组成。
文件交换柜特点：
安全可靠：设备的硬件软件自身运行可靠性高。同时考虑到政府文件的机密性，本机设计特地增加了检错防错功能，防止因偶然故障错误开门。
高可用性设计：基于上面通用因素，本机主要部件采用冗余的热备份方式设计，可用性概率增加数个数量级。
管理功能强大：可实施安全管理、配置管理、文件管理和智能文件交换柜的管理等各种管理功能。
方便快捷：系统操作简单，指示明确，自动开门等。
外观漂亮大方：本机结构平整、线条流畅，色泽宜人，具有耐看性。